Eine Bewerbung kommt per E-Mail, die Rückmeldung der Linie liegt in einem anderen Postfach und der aktuelle Status wird in einer Excel-Liste nachgeführt. Wer nur alle paar Jahre eine Stelle besetzt und dabei kaum interne Abstimmungen benötigt, kann damit durchaus zurechtkommen. Sobald jedoch regelmässiger rekrutiert wird oder mehrere Personen am Auswahlprozess beteiligt sind, entsteht schnell unnötiger administrativer Aufwand.
Genau hier setzt digitales Bewerbermanagement an. Eine Bewerbermanagement Software bündelt Bewerbungen, Kommunikation und interne Abläufe an einem Ort und begleitet den Recruiting-Prozess von der Bewerbung bis zur Zu- oder Absage.
Doch was genau gehört zum Bewerbermanagement? Was kann ein Bewerbermanagementsystem leisten und worauf sollten Organisationen bei der Auswahl achten?
Was ist Bewerbermanagement und was leistet ein Bewerbermanagementsystem?
Unter Bewerbermanagement versteht man die Organisation und Steuerung aller Prozesse rund um eingehende Bewerbungen. Dazu gehören das Erfassen und Prüfen von Bewerbungsunterlagen, die interne Beurteilung, die Kommunikation mit Kandidat*innen, die Koordination von Vorstellungsgesprächen sowie Zu- und Absagen.
Ein Bewerbermanagementsystem, auch Bewerbermanagement Software, Recruiting Software oder Applicant Tracking System (ATS) genannt, bildet diese Abläufe digital ab.
Statt Bewerbungen auf unterschiedliche Postfächer, Ordner und Tabellen zu verteilen, werden sie zentral erfasst und der jeweiligen Vakanz zugeordnet. HR-Verantwortliche und Linienvorgesetzte sehen beispielsweise, welche Bewerbungen neu eingegangen sind, welche Kandidat*innen bereits beurteilt wurden, wer zu einem Gespräch eingeladen wurde und bei welchen Bewerbungen noch eine Entscheidung aussteht.
Wie sinnvoll ein solches System ist, hängt weniger von der Grösse einer Organisation ab als davon, wie häufig rekrutiert wird, wie viele Personen am Auswahlprozess beteiligt sind und wie komplex die Abläufe sind.
Ein digitales Bewerbermanagement schafft damit vor allem eines: einen gemeinsamen, transparenten Recruiting-Prozess für alle Beteiligten.
Welche Funktionen sollte eine Bewerbermanagement Software bieten?
Nicht jede Organisation benötigt dieselben Funktionen. Entscheidend ist deshalb nicht eine möglichst umfangreiche Software, sondern eine Lösung, die den eigenen Recruiting-Alltag tatsächlich vereinfacht.
Zu den wichtigen Funktionen gehören insbesondere eine zentrale Verwaltung der Bewerbungen sowie die Möglichkeit, unterschiedliche Personen unkompliziert in den Auswahlprozess einzubinden.
Auch bei der Kommunikation lässt sich viel Zeit sparen. Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Zwischenmeldungen oder Absagen können direkt über das System verschickt und teilweise automatisiert werden.
Je nach Bedarf sind ausserdem Funktionen wie Talentpool, Terminverwaltung, Auswertungen, Multiposting oder eine direkte Anbindung an die eigene Karriereseite sinnvoll.
Welche Vorteile bietet digitales Bewerbermanagement?
Der offensichtlichste Vorteil ist der Überblick. Bewerbungen müssen nicht mehr zwischen Postfächern, Listen und Ablagen gesucht werden.
Ein Bewerbermanagementsystem kann aber noch deutlich mehr bewirken.
Weniger Administration: Wiederkehrende Aufgaben lassen sich vereinfachen oder automatisieren.
Schnellere Abstimmung: HR und Linie arbeiten im selben Prozess und können Bewerbungen direkt beurteilen.
Klare Prozesse: Der aktuelle Status einer Bewerbung ist jederzeit nachvollziehbar.
Professionelle Kommunikation: Bewerber*innen erhalten zeitnah und einheitlich Rückmeldungen.
Bessere Candidate Experience: Ein strukturierter Bewerbungsprozess wirkt sich auch darauf aus, wie Kandidat*innen eine Organisation als Arbeitgeber*in wahrnehmen.
Das Ziel ist dabei nicht, Recruiting unpersönlicher zu machen. Im Gegenteil: Wenn administrative Aufgaben weniger Zeit beanspruchen, bleibt mehr Raum für persönliche Gespräche und fundierte Entscheidungen.
Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?
Eine feste Anzahl an Stellen oder Bewerbungen gibt es dafür nicht. Auch eine kleinere Organisation kann stark von einem Bewerbermanagementsystem profitieren, wenn beispielsweise mehrere Personen bei Einstellungen mitentscheiden, regelmässig rekrutiert wird oder administrative Arbeit viel Zeit beansprucht.
Typische Anzeichen sind, dass Bewerbungen intern per E-Mail weitergeleitet werden, der aktuelle Status in separaten Listen gepflegt wird oder HR regelmässig nachfragen muss, ob eine Bewerbung bereits beurteilt wurde.
Eine hilfreiche Frage lautet deshalb: Wie viel Zeit verbringen wir mit der Verwaltung von Bewerbungen und wie viel mit der eigentlichen Auswahl geeigneter Kandidat*innen?
Wenn Koordination, E-Mails und manuelle Datenpflege einen grossen Teil der Recruiting-Zeit beanspruchen, lohnt es sich, digitales Bewerbermanagement genauer anzuschauen.
Bewerbermanagement und Datenschutz
Bewerbungsunterlagen enthalten viele personenbezogene Informationen. Datenschutz sollte deshalb bei der Auswahl einer Bewerbermanagement Software von Anfang an berücksichtigt werden.
Wichtige Fragen sind beispielsweise: Wo werden Bewerberdaten gespeichert? Wer kann darauf zugreifen? Wie werden Daten gelöscht? Und wie wird die Zustimmung von Kandidat*innen berücksichtigt, wenn ihre Unterlagen beispielsweise in einem Talentpool gespeichert werden?
Datenschutz sollte deshalb nicht erst nach der Software-Auswahl geprüft werden, sondern ein fester Bestandteil der Evaluation sein.
Worauf sollte man bei der Auswahl einer Bewerbermanagement Software achten?
Wer verschiedene Bewerbermanagementsysteme vergleicht, stellt schnell fest: Funktionen, Preismodelle und technische Möglichkeiten unterscheiden sich teilweise deutlich.
Neben dem Funktionsumfang sollten deshalb insbesondere Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz, Kosten, Support und Integrationsmöglichkeiten berücksichtigt werden.
Auch die eigenen Prozesse spielen eine wichtige Rolle. Können Linienverantwortliche einfach eingebunden werden? Lassen sich Stellenpublikation und Bewerbermanagement miteinander verbinden? Ist die Lösung verständlich genug, dass sie im Alltag tatsächlich genutzt wird?
Das beste System ist nicht automatisch dasjenige mit den meisten Funktionen. Es ist dasjenige, das zu den Anforderungen und Prozessen Ihrer Organisation passt.
Bewerbermanagementsystem auswählen? Unser kostenloser Leitfaden unterstützt Sie
Die Auswahl einer geeigneten Lösung ist nicht immer einfach. Deshalb haben wir einen kostenlosen Leitfaden zur Evaluation von Bewerbermanagementsystemen entwickelt.
Er unterstützt Sie dabei, die Anforderungen Ihrer Organisation strukturiert zu erfassen, verschiedene Lösungen vergleichbar zu machen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
So können Sie systematisch prüfen, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen und welche Kriterien bei der Auswahl besonders wichtig sind.
--> Laden Sie hier den kostenlosen Leitfaden «Bewerbermanagement Evaluation» herunter
Bewerbermanagement für sinnstiftende Organisationen
Die Anforderungen an Recruiting-Software sind nicht überall gleich. Gemeinden, Schulen, soziale Institutionen, Stiftungen, Gesundheitsorganisationen und weitere sinnstiftende Arbeitgeber*innen haben oftmals andere Strukturen und Prozesse als klassische Unternehmen.
Deshalb bietet Publicjobs ein Bewerbermanagementsystem speziell für sinnstiftende Organisationen an.
Die webbasierte Lösung ist auf einfache Bedienung und flexible Prozesse ausgerichtet. Bewerbungen können zentral verwaltet, Linienverantwortliche direkt eingebunden und die Kommunikation mit Bewerber*innen innerhalb des Systems gesteuert werden.
Dabei spielt auch die Grösse der Organisation keine entscheidende Rolle. Das Preismodell orientiert sich an der Anzahl Mitarbeiter*innen und ermöglicht damit auch kleineren Organisationen einen passenden Einstieg.
Bereits ab CHF 1'500.– pro Jahr umfasst die Lösung neben dem Bewerbermanagement ein integriertes Multipostingsystem mit allgemeinen und zahlreichen branchenspezifischen Jobplattformen sowie eine moderne Karriereseite, die in die eigene Webseite integriert werden kann.
Die Implementierung ist innerhalb von rund zwei Wochen möglich und benötigt keine Vorinstallation. Eine kostenlose Schulung – online oder vor Ort – sowie laufender Support durch den Kund*innendienst begleiten die Einführung und Nutzung.
Die Lösung wird zudem kontinuierlich weiterentwickelt. Dazu gehören aktuell auch zusätzliche KI-gestützte Funktionen, die einzelne Arbeitsschritte im Recruiting weiter vereinfachen sollen.
Bereits über 200 Organisationen nutzen unser Bewerbermanagement-System.
"Endlich Schluss mit Excellisten und Serienbriefe😃! Das vollständig digitalisierte Selektionsverfahren erleichtern uns den Alltag seit der Implementierung 2021 enorm. Der gesamte Bewerbungsprozess läuft für unsere HR- und Linienverantwortlichen – und primär für unsere Kandidat:innen – transparent und effizient ab. Und Zeit ist bekanntlich einer der wichtigsten Faktoren im umkämpften Fachkräftemarkt." - André Schmid, Leiter HR Gemeinde Zollikon
Bewerbermanagement soll Recruiting einfacher machen
Professionelles Bewerbermanagement bedeutet nicht einfach, Bewerbungen digital abzulegen.
Ein gutes Bewerbermanagementsystem verbindet Menschen, Informationen und Prozesse. Es schafft Übersicht, vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen HR und Linie und reduziert administrative Arbeit.
Ob sich eine Software lohnt, hängt deshalb weniger von der Grösse einer Organisation oder einer bestimmten Anzahl Stellen ab. Entscheidend ist, wie effizient der bestehende Bewerbungsprozess funktioniert.
Wer regelmässig Zeit mit manueller Koordination, E-Mails und separaten Listen verliert, sollte prüfen, welche Prozesse sich digital vereinfachen lassen.
Ein passendes Bewerbermanagementsystem schafft die Grundlage dafür, Recruiting strukturierter, effizienter und gleichzeitig persönlicher zu gestalten.
